Chapitre 9 : la découverte d’un monde extérieur
Retrouvez l’origine de ce roman dans l’article ici
https://toutes-les-videos-business.com/ecrire-un-roman-en-52-semaines/
https://toutes-les-videos-business.com/roman-intro-daniel/.
Dans le chapitre précédent, à lire ici, Daniel découvre les étapes difficiles par lesquelles son ami Michel est passé : burn-out, divorce , soins, reconstruction, nouvelle vie, nouveau look, nouveau job… Michel, devenu investisseur dans les start-up, essaie d’alerter Daniel sur l’évolution des technologies. Concrètement, cette évolution creuse lentement un fossé entre Daniel et ses enfants, sans que Daniel ne le voit vraiment venir.
Dans ce chapitre, Daniel est dans sa dernière semaine de travail avant ses vacances. Il a réservé une place, pour lui et Valérie, au salon de la GED et de la formation, porte de Versailles, à Paris. Le thème de ce salon est axé sur les nouvelles pratiques de transfert de savoir dans l’entreprise (e-learning, micro-learning, active learning…). Mais toute une partie du salon est aussi dédiée à la gestion documentaire. Car de plus en plus, ces deux mondes se rapprochent.
Mercredi 9 juillet, 9h11 : à l’entrée du salon
Valérie : « Je suis trop contente de venir ici avec toi. Je pense qu’on va apprendre plein de trucs. Ça devrait aussi nous donner des idées. Tu sais, j’ai commencé à faire la tournée des popotes pour la GED (1), et je crois que je commence à bien comprendre ce qu’ils veulent dans l’usine. »
Daniel : « Ah oui ? »
Valérie : « Oui. En fait, il ne sont pas contre avoir des instructions de travail ou des consignes. Ils sont mêmes plutôt pour, parce que de cette manière, disent-ils, ils peuvent tous bosser avec les mêmes méthodes. Et ils ont bien conscience que c’est bon pour la qualité de nos produits.
Le vrai sujet, c’est la quantité d’informations inutiles qu’ils doivent ingurgiter, et le fait qu’ils ne savent pas retrouver ce qui est vraiment important. En plus, ils disent aussi qu’ils préféreraient avoir des vidéos comme sur Youtube. Ils disent que ce serait plus pratique pour apprendre à se servir des équipements. J’ai aussi discuté avec les gars de mon âge dans l’atelier. Autant te dire qu’à leur niveau, ils ne comprennent même pas pourquoi on a encore du papier… »
Daniel : « Ça, j’imagine assez bien leurs remarques… J’ai les mêmes à la maison avec Julie concernant l’école » (2). »
Après avoir attendu un bon quart d’heure dans la file d’attente, nous passons enfin le portique d’entrée. La sécurité est renforcée. Tout le monde est sur les nerfs depuis les derniers attentats à Paris.
L’hôtesse : « Bonjour Monsieur, Madame, puis-je vous remettre un plan du salon ? »
Daniel : « Oui, bien sûr, merci ! »
L’hôtesse : « Alors, les halls A et B sont consacrés à la gestion documentaire, et les halls C et D sont consacrés à la formation. Vous avez aussi tout un programme de conférences qui sont planifiées sur la journée. Ne ratez pas la conférence de Xavier Falcon, l’un des plus grands spécialistes francophones de la documentation et de la formation en entreprise, et de l’entreprise du futur. »
Daniel : « OK, merci beaucoup. On va organiser notre journée et on verra si on a le temps. »
Mercredi 9 juillet, 9h33, dans la rotonde centrale
Valérie : « Par quoi est-ce que tu veux attaquer ? Moi, j’irai bien voir directement la partie GED. Après tout, on est là pour ça, et j’aimerai bien avoir le temps de voir plusieurs éditeurs. Ça te va ?
Daniel : « Ok, si tu veux. C’est parti… On passe prendre un café avant ? Je suis vraiment crevé en ce moment, et si je prends pas ma dose, je ne vais jamais tenir la journée. Vivement mes vacances vendredi ! »
Après 10 minutes passées devant la machine à café, on part enfin à l’assaut des éditeurs de logiciels et autres prestataires en gestion électronique documentaire.
C’est assez marrant de voir comment tous ces gens-là sont tirés à quatre épingles, et toujours prêts à nous faire des courbettes. Sourires béas, bonbons et petits fours, des presque-révérences, on a vraiment l’impression d’une basse-cour où les paons s’en donnent à cœur-joie pour nous séduire. C’est vraiment pas mon univers…
A l’entrée du hall A, découverte de la gestion de contenus
Un prestataire : « Bonjour Monsieur, bonjour madame ! Est-ce que vous avez quelques minutes pour que nous parlions de gestion de contenus ?«
Valérie : « De quoi ? »
Le prestataire : « De gestion de contenus… »
Valérie : « C’est quoi ? »
Le prestataire : « Que faites-vous dans la vie ? »
Valérie : « Je suis adjointe de Daniel Montceau, ce monsieur, ici, Directeur Qualité de MétalFusion, une entreprise de 400 personnes. »
Le prestataire : « D’accord. Et votre entreprise est certifiée ? »
Daniel : « Oui, bien sûr. Nous travaillons pour plusieurs industries, dont les sciences de la vie, et donc c’est une obligation pour nous. »
Le prestataire : « Ok, je vois. Donc vous avec un système documentaire, des procédures, des instructions… »
Valérie : « Oui, bien sûr… »
Le prestataire : « Et, est-ce que ça vous arrive de dire que les documents, c’est un peu lourd à gérer, il y a beaucoup de mises à jour… Et puis, il y a des redondances, des recopies d’un document à l’autre… »
Valérie : « Vous êtes déjà venu chez nous, ou quoi ? »
Le prestataire : « Oui, et non… Mais beaucoup d’entreprises ont ce problème-là. »
Daniel : « Ok, mais qu’est ce que vous proposez ? »
Le prestataire : « Notre approche est basée sur la gestion de contenus d’une part, et la séparation entre le fond et la forme d’autre part. Vous permettez que je vous explique ? »
Daniel : « Oui, bien sûr… »
Le prestataire : « Notre société, BlackEye, a été fondée il y a presque 20 ans, dans le monde de la presse et du journalisme. A cette époque, c’est les débuts d’internet aux Etats-Unis. Avec internet, commence la multiplication des moyens d’accès à l’information. Et puis la diversification des formats d’information. Les entreprises de presse voulaient que leurs contenus soient les mêmes dans les journaux, sur les sites webs, dans des flyers éventuellement… Et les outils de traitement de texte qui existaient à l’époque obligeaient à copier-coller les contenus. Et ça créait une charge de travail importante. Sans compter les risques d’erreur parce qu’un contenu a changé à un endroit, et ce changement n’est pas fait sur les autres contenus similaires. Vous suivez ? »
Daniel : « Oui, on est un peu loin de nos procédures, là… »
Le prestataire : « Détrompez-vous ! On est en plein dedans. Est-ce que d’une procédure à l’autre vous pouvez avoir des parties de documents similaires ? Est-ce que dans vos formations, vous réutilisez une partie des procédures dans les supports de formation ? »
Valérie : « Oui, en effet, j’ai vu ça en analysant les documents. »
Le prestataire : Et bien avec notre logiciel, au lieu de gérer des documents, vous gérez des briques de documents. des bouts de contenu. Est-ce qu’une petite démo vous intéresse ? »
Daniel : « Oui, mais rapide, alors parce qu’on a encore beaucoup de choses à voir… »
Le prestataire : « Prenons un exemple de procédure que j’ai dans ma démo. Vous reconnaissez les différents chapitres. Mais arrêtons-nous sur le schéma, le logigramme. Vous voyez, dans ma démo, ce logigramme est aussi utilisé dans 2 instructions de travail, et dans le document de formation. Admettons que je doive le modifier. Par exemple, je rajoute une étape ici, entre ces deux-là. Je valide. On voit que la procédure s’est mise automatiquement en mode « à relire ». Le schéma est encore à l’ancienne version dans la procédure.
Maintenant, le responsable doit approuver le schéma. Voilà, c’est fait. Au moment où il approuve le schéma, un message s’affiche montrant toute la liste des documents dans lesquels le schéma est utilisé. Et le responsable choisi s’il veut modifier le schéma dans tous les documents concernés, ou seulement quelques uns.«
Daniel : « Ok… »
Le prestataire : « De cette manière, chaque responsable de chaque partie de document peut faire évoluer les contenus de version en version, et le responsable du document a toujours un document en mode brouillon, qui compile toutes les dernières versions de tous les contenus. Lorsque le responsable du document veut sortir une nouvelle version de son document, il lui suffit d’approuver le brouillon. »
Valérie : « C’est génial, ça ! Ça veut dire qu’on gagne énormément de temps sur les mise à jour ! Et ça veut dire aussi qu’on a des documents toujours à jour ! Ils vont aimer, à l’atelier… »
Daniel : « Attends Valérie, t’emballe pas… Comment est-ce que votre truc est compatible avec les exigences ISO ou d’autres normes ? »
Le prestataire : « Tous les contenus sont contrôlés dans des workflows, et tous les documents, au sens agrégats de contenus, sont aussi maîtrisés. On sait en plus tracer qui a modifié quoi, qui a approuvé quoi. Tout est sous contrôle. »
Daniel : « OK… »
Le prestataire : « Mais ce n’est pas tout ! Notre logiciel permet de publier les contenus dans plusieurs formats : PC, smartphone, tablettes, ou PDF à imprimer. Tout est responsive (3). »
Valérie : « Cool ça… Ca veut dire qu’on peut mettre des tablettes en prod ? »
Le prestataire : « Oui, bien sûr. Vous travaillez les documents sur votre PC, et ils sont diffusés sur des tablettes ou des smartphones. »
Valérie : « Et on peut mettre des vidéos ?«
Le prestataire : « Oui, pour nous, une vidéo ou un bloc de texte, c’est un contenu. Il suit son workflow d’approbation et vit sa vie. »
Valérie : « Wouah… »
Le prestataire : « Est-ce que vous souhaitez que nous prenions rendez-vous dans votre entreprise pour une analyse plus approfondie ? »
Daniel : « Non, pas tout de suite. On a une inspection à préparer, les vacances arrivent aussi. Mais je vais prendre de la documentation, vous avez ? »
Le prestataire : « J’ai mieux que ça. Est-ce que vous me permettez de scanner votre badge du salon ? De cette manière, ça vous inscrit dans notre base de donnée, et vous allez recevoir de la documentation qui correspond à ce qui est défini dans votre profil LinkedIn. On a mis ça en place pour adresser la bonne documentation aux bonnes personnes. Vous allez recevoir des cas clients, et des exemples de configuration de notre logiciel. Ca vous convient ? »
Daniel : « Oui, heu, je ne suis pas sûr d’avoir tout compris… Mais bon… Allez-y… Donc vous n’avez plus de brochure papier ? »
Le prestataire : « Et non ! Trop coûteux, pas assez ciblé… On a très significativement augmenté notre expérience client avec ce type de système, et notre relation avec nos prospects est bien meilleure. »
Daniel : « OK… Bon, et bien merci pour la démo. On se recontacte fin Septembre… »
Quand je pense qu’on rame avec notre GED pourrie, et qu’en fait ici, le concept même de GED est complètement dépassé… Je suis pas certain d’avoir tout compris des potentiels de ce type d’outil. Je verrai bien… Vivement les vacances…
Valérie : « C’est vraiment génial ce machin-là. J’imagine déjà plein de cas d’usage possibles chez nous. J’en connais une, tu lui montres ça, elle saute de joie ! »
Daniel : « Qui ça ? »
Valérie : « Louise ! Elle se plaint que ses gars sont tout le temps sollicités pour relire des mises à jour de documents. Ici, c’est carrément plus simple !
Au milieu du hall B : rencontre avec l’intelligence artificielle
Nous rencontrons un autre prestataire qui attire notre attention. Il s’agit d’un logiciel d’analyse sémantique. Nous passons un moment avec le prestataire, qui nous explique que l’analyse sémantique permet de lire toute la documentation de l’entreprise en permanence, et de créer automatiquement des paquets d’informations pour chaque collaborateur de l’entreprise.
Ainsi, quelque soit la forme de l’information, dans des procédures, ou dans des power points, ou tout autre fichier, l’ordinateur propose à chaque collaborateur la liste d’informations importantes pour lui. C’est un changement d’approche fondamental, car théoriquement, on ne serait plus obligé d’organiser le système qualité avec des processus, des procédures et des instructions de travail.
J’avoue un peu mon scepticisme, et surtout je vois déjà la tête de l’auditeur quand on va lui dire : « ben, on n’a plus de procédure, chacun produit l’information qui lui semble importante. Puis, c’est l’ordinateur, à la manière de Google ou Facebook, qui met cette information à disposition de chacun en fonction de ses besoins ». Je ne suis pas sûr qu’il apprécie.
Valérie : « C’est trop chouette tous ces trucs-là ! Tu te rends compte tout ce qu’on peut faire avec ? Si tu combines ça avec la gestion des contenus ! L’entreprise produit des contenus approuvés, et l’ordinateur dispatche ces contenus comme un jeu de carte à chaque employé. Plus besoin de procédures, plus besoin de fiches de postes, plus besoin de toute cette paperasse administrative ! Moi, ça m’éclate ! J’adore !
Décidément, cette petite Valérie m’impressionne toujours autant… Elle a vraiment la niaque. Il faut absolument que Jean-Baptiste m’autorise à l’embaucher.
Mercredi 9 juillet, 12h18, à la découverte du monde de la formation
Dans le hall C : rencontre avec le micro-learning
Nous continuons tranquillement notre tour du salon, allant de découverte en découverte. Un sandwich à la main, nous arrivons sur un stand d’un éditeur de logiciel de micro-learning.
Le prestataire nous fait des ronds de jambes comme tous les autres depuis le début de la matinée. Toutefois, nous rentrons assez vite dans le sujet.
Le prestataire : « Donc pour résumer tout ce que je vous ai dit : le micro-learning, ça consiste à découper toute une formation en petits contenus, en petits morceaux, que l’apprenant peut passer à son rythme, seul devant son écran. Un morceau, un concept, et une mise en pratique. Notre logiciel vous permet de mettre en place tous les petits morceaux, des textes, des vidéos, des podcasts, et les exercices associés. Vous pouvez tracer tout ce que les apprenants font, et donc voir ceux qui sont en retard dans leur apprentissage. »
Daniel : « Mais ça ne remplace pas l’apprentissage sur le terrain ? On est d’accord ? »
Le prestataire : « Oui, bien sûr. L’intention est de préparer l’apprenant à l’apprentissage terrain, sans qu’il ne consomme de temps de formateur. »
Valérie : « Et vous avez un workflow d’approbation pour les contenus de micro-learning ? »
Ouch… Valérie commence à parler leur langue… A la fois ça m’amuse, ça me rassure, et ça me fait un peu peur…
Le prestataire : « Malheureusement, non. Nous ne faisons pas de gestion de contenus à proprement parlé, si c’est ce que vous entendez par workflow. Nous partons du principe que les contenus sont déjà approuvés. La personne qui prépare le micro-learning fait des liens entre nos pages, et les contenus qui sont stockés ailleurs, en général dans des dossiers ou bases de données. Mais on commence à avoir beaucoup de demandes, et donc on se pose la question de notre côté de développer ce type de fonctionnalité. »
Valérie : « Ok, d’accord, compris. Vous avez une brochure, s’il vous plait ? »
Nous saluons le prestataire, et continuons notre route. Valérie déborde d’énergie. Elle a un sourire banane qui lui remonte jusqu’aux oreilles. De mon côté, je reste un peu perplexe. Jamais un auditeur n’acceptera toutes ces technologies dans l’entreprise. On va se ramasser si on met en place des trucs comme ça…
Dans le hall D, découverte de la gamification
Nous arrivons dans le dernier hall, et on se croirait dans un casino à Las Vegas. Des machines qui ressemblent à des bandits-manchots, des gens avec des casques de réalité virtuelle sur la tête… Bref, une vraie foire à l’électronique.
Valérie et moi discutons avec quelques prestataires qui nous parlent de réalité augmentée, de réalité virtuelle, de réalité mixte… Je ne comprends pas tout, mais bon…
Et puis nous arrivons sur un stand qui attire notre attention. Sur le stand, il y a un meuble, qui ressemble au meuble-secrétaire qu’il y avait chez ma grand-mère. Sauf qu’il est équipé d’un clavier à touches avec des gros boutons comme des buzzers, environ 25 je dirai. Et dans le fond du meuble, un écran.
Daniel : « Bonjour ! C’est quoi ce truc-là ? »
Le prestataire : « C’est un simulateur de contrôle visuel pour l’industrie pharmaceutique. »
Daniel : « Ah bon ? Et ça simule quoi ? »
Le prestataire : « Dans la vraie vie, les opérateurs de fabrication doivent contrôler à l’œil des flacons de verre et vérifier qu’il ne contient pas de défaut : bulles d’air, particules… »
Daniel : « Ok, et ça marche comment ? »
Le prestataire : « L’opérateur s’assoit ici. On met la simulation en route. L’ordinateur génère des flacons virtuels à l’écran, avec des défauts mis aléatoirement. L’opérateur doit appuyer sur les boutons correspondant aux flacons sur lesquels il perçoit les défauts. »
Valérie : « C’est rigolo, ça ! »
Le prestataire : « Au niveau 1, il y a beaucoup de défauts, faciles à voir. Et puis plus il avance de niveaux en niveaux, plus les défauts sont difficiles à voir. Comme ça, il s’entraîne. »
Daniel : « Intéressant… »
Le prestataire : « On a aussi mis en place un système de points. Certains défauts comptent plus de points que d’autres, mais aussi si l’opérateur voit tous les défauts du niveau, il a un bonus de points… Etc… Vous verriez, ça ! Les opérateurs en formation se tirent la bourre pour savoir qui fera le plus de point. La dernière fois, ils ont même parié une tournée de bière ! »
Daniel : « Et bien, faut pas montrer ça à Louise, parce qu’elle va ouvrir une salle de jeu et un bar dans l’atelier ! »
Le prestataire : « Parce que vous avez une usine ? »
Nous expliquons alors notre situation au prestataire, et partons avec sa brochure et ses coordonnées. C’est vrai que dans le cadre du projet New BP (4), c’est une idée à garder en tête.
Mercredi 9 juillet, 15h30, 1ère rencontre avec Xavier Falcon
La journée s’achève lentement. On va devoir penser à aller prendre notre avion du retour. Mais on prend quand même le temps d’assister à la conférence de Xavier Falcon.
Valérie et moi sommes au fond de la salle bondée. Visiblement, ce doit être quelqu’un de connu et respecté.
Pendant 20 minutes, il nous décrit un monde du futur, tout robotisé, où tout est fait à distance. Dans son monde, les robots arrivent même à s’auto-réparer. Il nous parle des jeunes générations, et des bouleversements à venir dans l’entreprise.
Valérie boit ses paroles. De mon côté, j’avoue que la journée à piétiner de stand en stand m’a achevé, alors que dans deux jours, c’est les vacances.
Valérie : « Il était bien ce gars. Bon, son look un peu échevelé ne paie pas de mine, il a plus tôt l’air de Doc dans « Retour vers le futur ». Mais sa conférence était bien. Et dans l’ensemble, j’ai vraiment bien aimé toute la journée. »
Daniel : « Oui, c’était bien. Je crois qu’on a appris plein de choses. Il y avait des trucs comme la gamification, ou le micro-learning dont j’avais bien sûr déjà entendu parlé. Et la gestion de contenus m’interpelle. En attendant, redescendons sur terre. On a une inspection à préparer (5)…
Choisissez le thème du chapitre 10
Daniel accumule les prise de conscience. Cette fois-ci, il s’est ouvert sur une autre manière de gérer la documentation, et une autre manière de former les employés. L’apprentissage par simulation et gamification l’a particulièrement marqué, comme la gestion de contenu. Mais quelle frustration ! Il a la même impression que lorsqu’il regarde du sport à la télé… D’un côté il fantasme en se voyant sur le terrain de sport en train de rivaliser avec les meilleurs, et d’un autre côté, il est dans la réalité de son canapé. Tout ce qu’il a vu aujourd’hui lui semble complètement inaccessible.
Marc, de l’informatique, Louise de la prod, Jean-Baptiste le CEO, lui semblent autant de freins insurmontables. Il est décidément temps qu’il parte en vacances.
Choisissez l’ambiance dans laquelle les vacances de Daniel vont se passer :
- Daniel arrive complètement à déconnecter, jusqu’à 2 jours de reprendre.
- Daniel ne déconnecte pas. Pendu au téléphone et aux mails, il stresse sur la préparation de l’inspection.
- Daniel est rappelé en urgence au milieu des vacances, ce qui n’est pas sans poser de problème à sa famille.
(1) Relire le chapitre 4 : quand l’informatique s’y met…
(2) Relire le chapitre 3: les ados nous dépassent
(3) Responsive signifie que l’affichage ajuste automatiquement la taille des caractères et des images à la taille de l’écran de diffusion. Un large écran de PC permettra une certaine disposition des contenus, un écran de smartphone une autre disposition. Tout ceci est automatique, et sans modification des contenus.
(4) Relire le chapitre 2 : le crash de la formation
(5) Relire le chapitre 6 : une inspection qualité à haut risque
