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La vidéo, c'est dans la boîte !

Décrire un processus en vidéo

Cet article sur la description des processus, des procédures et des instructions s’inscrit dans une série complète visant à vous aider à passer au manuel qualité vidéo. Vous pouvez retrouver l’article fondateur ici : Manuel qualité vidéo et procédures vidéo : mythe inaccessible ou réalité inéluctable ?

 

La norme ISO 9001 version 2015 repose sur l’approche processus.

De fait, il y a pléthore d’articles et vidéos l’expliquant.

Toutefois, la question de savoir comment décrire un processus de manière efficace se pose.

Bien que les schémas, les logigrammes ont leur utilité, ils sont malheureusement souvent difficilement compréhensibles sans explication associées.

Alors mon propos ici n’est pas de vous dire comment faire un logigramme. Car vous êtes assez grand pour définir votre méthode.

Non, mon propos ici est plutôt de vous donner 2 clés magiques pour vous permettre de décrire les processus en vidéo !

 

Pas le temps de lire l’article ? Regardez la vidéo !

 

Clé magique n°1 : le focus sur les livrables

 

Utilisez OSSAD

Parmi toutes les méthodes de description de processus, j’adore la méthode OSSAD. Vous pouvez vous procurer la méthode grâce au livre de Cédric Berge “La rédaction graphique des procédures: Démarche et techniques de description des processus” (lien affilié).

A mon sens, cette méthode est l’une des plus performantes car elle est focalisée sur les livrables, et pas sur les étapes du processus.

 

Par exemple, demandez à n’importe qui de décrire le processus pour faire des crêpes, il va vous donner très certainement les étapes. Mais, il ne va pas dire si les crêpes sont livrées en pile dans une seule assiette, ou déjà toutes garnies dans les assiettes de leurs destinataire, et à table.

Pour décrire un processus en vidéo, vous avez besoin de définir très précisément :

  • Le livrable de sortie (vous pouvez le définir avec la méthode SMART, ou une partie du QQOQCCP). Soyez le plus précis possible car ça impacte les activités qui sont incluses dans le périmètre du processus.
  • Un point de départ, et des inputs. Pareil, soyez précis.
  • La liste des grandes étapes, 8 maximum.
  • Les livrables significatifs entre étapes.

 

Grâce à cela, vous allez chercher le sens profond du processus, la valeur qu’il apporte à la société. Dès lors, la description vidéo du processus sera beaucoup plus percutante pour le lecteur.

 

Quelques exemples de livrables de processus

Processus Exemple de livrable à la fin du processus
Achats Des contrats complets (volet technique, qualité, financier) signés en temps et en heure
Approvisionnement Des matières premières livrées au magasin, en temps, en heure, et en quantité telles que demandées.
Production Un produit complet, au prix de revient minimal, en quantité demandées par la supply, avec toute la documentation afférente (contrôle, liberation, certificats qualité…)
Documentation – formation Du personnel interne ou externe formé aux bonnes compétences, en temps et en heure, et quantité suffisante, aux bons postes
Planification supply chain (amont) Un plan de production réaliste validé par les responsables de production, qui colle à la demande du marché et aux contraintes produit

 

Deuxième clé magique : utilisez la vidéo

 

Passez sur fond vert

La vidéo sur fond vert est particulièrement adaptée à la description de processus. Je vous renvoie à l’article Formats de video: 12 types à connaître pour ne pas être largué. Et bien sûr, téléchargez l’e-book pour plus de détails.

Une vidéo sur fond vert permet de faire ce type de vidéo. Ici, pour des raisons de confidentialité avec nos clients, je ne peux pas vous montrer de vidéo de processus. Donc focalisez vous sur la forme, plutôt que le fond de la vidéo ci-dessous.

 

Commencez votre vidéo en décrivant la fin du processus, le livrable

C’est la clé pour obtenir l’attention de votre lecteur, et donc une meilleur compréhension du processus. Expliquez le pourquoi, la finalité, donnez du sens !

Ensuite, expliquez le point de départ du processus, puis les grandes étapes.

A ce stade, veillez à décrire le quoi du processus, les étapes, mais surtout pas le “qui fait quoi”. Le qui fait quoi est le niveau procédure, et une autre vidéo pour expliquera comment faire des procédures en vidéo.

 

Introduisez un appel à l’action et hop ! Transformez votre manuel qualité en micro-learning sur le fonctionnement de l’entreprise

Voici quelques exemples d’appel à l’action que vous pouvez faire à la fin d’une vidéo de description de processus :

  • Allez consulter la vidéo “procédure” qui correspond à votre rôle à vous dans ce processus, vous aurez alors une très bonne compréhension de votre valeur ajoutée dans l’entreprise
  • Remplissez le petit quiz sous la vidéo (ou remplissez le schéma à trou), pour vous aider à vous remémorer les différentes étapes.
  • Allez discuter avec le responsable du processus, le nom est sous la vidéo, pour qu’il vous donne du vécu sur le fonctionnement de ce processus et son importance pour l’entreprise

En fait, soyez créatif, mais donnez du sens sur cet appel à l’action. Le seul objectif est que la personne voyant la description vidéo du processus fasse une action qui va renforcer la compréhension qu’elle en a.

 

A vous de jouer !

Prenez contact avec moi pour une heure de conseil gratuit sur l’usage de la vidéo dans le cadre de votre certification qualité.

Mais aussi, lancez-vous : faites un premier essai de description de processus en vidéo, avec votre smartphone et un paper board. Envoyez-la moi pour que nous puissions en discuter.

Enfin, abonnez-vous sur le blog, et sur la chaîne Youtube pour rester informé des nouvelles publications !

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