Chapitre 4 : quand l’informatique s’y met…
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Retrouvez l’origine de ce roman dans l’article ici
https://toutes-les-videos-business.com/ecrire-un-roman-en-52-semaines/
https://toutes-les-videos-business.com/roman-intro-daniel/.
Dans le chapitre précédent, à relire ici, Daniel rentre exténué de sa journée. Après s’être assoupi sur le transat avant le dîner, il a une discussion intéressante avec sa fille de 15 ans. Le sujet ? L’école. Il termine sa journée en parlant avec sa femme de ses difficultés chez MetalFusion.
Dans ce chapitre, qui se déroule un vendredi 13, les ennuis pour Daniel continuent. Cette fois, c’est la GED (1) qui est en panne.
Vendredi 13 juin, 9:18, dans le bureau de Marc (responsable informatique)
La route a été un peu difficile ce matin. J’ai mis 30 minutes de plus que d’habitude pour arriver à l’entreprise. Peut-être des gens superstitieux n’ont-ils pas voulu prendre le train comme d’habitude ? En tout cas, c’était chargé…
Daniel : « Salut Marc, Valérie t’a dit que la GED est en carafe ? On n’arrive plus a accéder à rien. On ne peut plus ouvrir un document. »
Marc : « Oui, elle est venue me voir ce matin dès 8 heures pour me le dire. J’ai dit que je traiterai ça dans la journée. »
Daniel : « Dans la journée ??? Mais tu es fou ? Et nous, on fait comment ? Et ceux qui on besoin de consulter les procédures, ou imprimer des formulaires, ils font comment ? »
Marc : « Ha ? Parce qu’il y a des gens qui s’en servent de ta GED ? Il me semblait qu’à part Valérie et toi, personne ne s’en servait… »
Daniel : « Ha-ha… Très drôle… Bon sans rire… Tu t’y mets quand et quand est-ce que tu penses qu’on pourra de nouveau y accéder ? Si on ne redémarre pas, on n’est plus capable d’imprimer des formulaires. Alors on arrête la prod, et là, c’est pas moi qui vais râler. Mais tu vas voir débarquer la furie Louise dans ton bureau, et ça risque de ne pas être la même chanson… »
Marc : « Keep cool Daniel… Je te charrie… Tu connais le dicton : qui aime bien châtie bien, et moi, je t’aime bien, Daniel. Alors je m’y mets de suite. J’ai même commencé à regarder ce qui coince dans ton bazar. »
Daniel : « Merci, et tu as déjà trouvé quelque chose ? »
Marc : « Les bases de données SQL n’arrivent plus à être attaquées par l’API du software. Alors du coup, ça met le CPU du serveur en mode « je m’excite tout seul », et il mouline tant et plus… »
Daniel : « Attends Marc, je ne comprends rien à ce que tu me racontes, là… Tu peux parler français s’il te plait ? »
Marc : « En gros, ta GED est saturée. Il y a trop de trucs dedans, et du coup, le logiciel, il est à bout de souffle. C’est comme un asthmatique qui voudrait courir un marathon sans s’entraîner. Moi pas pouvoir faire plus simple. Toi comprendre ? »
Daniel : « Oui, moi comprendre, merci. Mais comment c’est arrivé ? »
Marc : « En fait, je pense que le logiciel était déjà bien saturé. Mais il tournait encore à peu près pour les quelques consultations de procédures ou impressions de formulaires qu’on fait chaque jour. Mais Valérie lui a vraiment tiré dessus en essayant d’extraire des informations. Elle a lancé des requêtes dans tous les sens, et ça a fini par corrompre les données. »
Daniel : « Humm ? »
Marc : « En bon français, elle a trop tiré sur la machine qui était déjà bien fatiguée. Et elle est en train de claquer. Pas Valérie, hein… La GED… »
Daniel : « Ok ; qu’est ce que tu proposes ? »
Marc : « Pour l’instant, j’ai pas encore de solution. Mais déjà, si on faisait un peu de ménage dans les données pour supprimer des documents qui ne servent pas à grand chose, ce serait bien. Ensuite, je pense qu’il faut arrêter de faire des requêtes qui mettent le logiciel à genou. Et enfin, je pense qu’il va falloir sérieusement penser à changer cette GED. »
Daniel : « La changer ? Mais tu as toujours été contre. Ça fait déjà 5 ans que je viens te voir avec cette idée-là. Mais tu as toujours refusé. »
Marc : « Pose-toi la question de pourquoi j’ai toujours refusé. Tu viens me voir en disant « il faut qu’on change la GED ». Mais je n’ai pas de plan de ta part ; je n’ai pas d’explication des raisons du changement ; je n’ai pas d’analyse du besoin ; je n’ai pas d’estimation de volumes de données… Et puis, tu es sûr que le document, c’est l’avenir ? Je ne vais pas te faire un chèque en blanc ! Moi aussi, je dois rendre des comptes à Jean-Baptiste. »
Daniel : « Ok, donne-moi la procédure à suivre, et je ferai de mon mieux. Je vais travailler avec Valérie, et on va te préparer quelque chose ».
Marc : « Tu prends le problème à l’envers, Daniel. As-tu demandé à Louise, Jean-Louis, les autres, et leurs équipes, ce qu’ils attendent d’un tel logiciel ? Et ce qu’ils pensent de celui qu’on a ? Moi, je crois que tu devrais partir de l’utilisateur final, et pas de ce que toi, tu penses être bon. »
Daniel : « Mouai… Moi, je crois qu’ils ne savent pas de quoi ils ont besoin, et que s’ils pouvaient se passer de GED, ils le feraient. D’ailleurs tiens, est-ce que quelqu’un de l’équipe de Louise t’a appelé pour dire que la GED était en rideau ? »
Marc : « Et bien oui, figure-toi. Louise elle-même m’a appelé juste avant que Valérie ne débarque dans mon bureau. Je te dis, tu devrais peut-être changer un peu ta manière de voir les choses. »
Daniel : « Bon, c’est bien. Du coup, tu continues tes investigations ? Moi, je vois Valérie cet après midi, et on va voir ce qu’on peut faire de notre côté. »
Vendredi 13 juin, 13h23, à la cantine
J’aime bien la cantine de l’entreprise. Même si on n’est que 400, Jean-Baptiste a toujours souhaité qu’on se sente comme à la maison. Et il a mis les moyens pour notre confort. Comme dans la salle de réunion, des portraits des leaders familiaux, grand-père, père, et fils, jonchent les murs. C’est sûr que le culte de la famille, ici, ils savent ce que c’est ! Je me retrouve au coin café avec Marc.
Daniel : « Du coup c’est bon, Marc, j’ai vu que la GED fonctionne de nouveau ! »
Marc : « Oui. Ça n’a pas été simple. J’ai dû appeler l’éditeur du logiciel, on y a passé toute la matinée. »
Daniel : « Et l’éditeur, il dit quoi ? »
Marc : « Il se dédouane complètement. Il dit qu’on a atteint les limites techniques de son logiciel. Du coup, il nous renvoie la balle. Le problème est chez nous, Daniel. Il ne faut pas chercher d’autres responsables. »
Daniel : « Oui, ben ça, je crois j’ai commencé à le comprendre. Mais on ne va pas résoudre le problème juste en en parlant. »
Marc : « Tu sais quoi faire. Je te l’ai dit ce matin. Va voir les utilisateurs finaux. Va leur demander ce dont ils ont besoin, et tu verras. »
Louise nous rejoint…
Louise : « Salut les gars, ça va ? Alors la GED, ça y est, Marc ! J’ai vu que c’est reparti ! Merci beaucoup ! Sans toi, on produisait pas cet après midi, et j’en connais un qui m’aurait sérieusement soufflé dans les bronches. Déjà Jean-Baptiste était descendu dans l’atelier hier midi pour savoir si on avait bien redémarré la BP (2)… Alors aujourd’hui la GED… Ça fait beaucoup… Je crois que le week-end est bienvenu pour moi ce soir. J’espère simplement que les gars vont s’en sortir demain… »
Daniel : « Vous produisez ce week-end ? »
Louise : « Oui, on travaille Samedi. J’espère que la BP et la GED vont tenir, car on doit rattraper le retard de ces deux derniers jours. D’ailleurs, Daniel, je pense que ça te ferait du bien de voir comment ça se passe dans l’atelier, un samedi. J’aimerais que tu te rendes compte des galères qu’on peut vivre. »
Daniel : « Tu sais, je crois qu’on a tous notre lot de problèmes… »
Marc : « Daniel, tu vas pas refuser l’invitation d’une jeune femme à visiter ses appartements ? Justement, Louise, on parlait avec Daniel de tes besoins en documentation, et en système documentaire. La GED est vraiment hors d’âge, et on prend de plus en plus de risques avec. Daniel a émis la brillante idée de venir vous voir, toi et tes équipes, pour analyser vos besoins dans le détail. »
Daniel : « Euuuh… »
Louise : « C’est vrai ? C’est bien ça ! Enfin on prend le problème dans le bon sens ! Enfin des services supports, qui vont être vraiment support… On va enfin pouvoir faire des choses simples et adaptées à notre vie de tous les jours. »
Daniel : « Oui, oui, enfin, on doit discuter de vos besoins, et voir la contraintes de la certif… »
Louise : « …De la certification ! Oui, je sais. Qu’est ce que tu me gonfles Daniel avec ta certification… On dirait que tu ne vis que pour ça. C’est juste un papier pour dire que tu travailles bien !
Moi, je souhaite qu’on soit performant. Si on n’améliore pas nos méthodes, et notre productivité, les chinois vont nous bouffer. Et si ce n’est pas les chinois, ce sera les américains. Aujourd’hui, on est encore sur le marché parce qu’on a une marque qui est forte. Mais rends-toi compte, Daniel, on est 25% plus cher. Nos clients sont encore gentils de nous passer commande. Et toutes les contraintes que tu nous poses nous coûtent la peau des fesses.
Bon, les gars, c’est bien sympa de papoter avec vous, mais là, je dois y aller. On a un fournisseur qui vient de nous annoncer du retard dans sa prochaine livraison. Ah tiens, Jean-Baptiste est là, il fallait que je l’attrape, lui-aussi… Salut les gars, bon week-end… Jean-Baptiste ?!! »
Daniel : « Et bien, elle est toujours aussi gracieuse notre Lou-Lou nationale. »
Marc : « Daniel, je crois vraiment qu’elle a raison. Ça fait combien de temps que tu n’as pas mis les pieds dans l’atelier ? »
Daniel : « Tu plaisantes ? J’y vais au moins deux à trois fois par semaine pour traiter des investigations qualité, ou donner des formations aux intérimaires. »
Marc : « Non, Daniel, je crois que tu n’a pas compris ma question. Ça fait combien de temps que tu n’as pas passé 4 heures à observer comment les gens bossent. A quand remontent tes dernières observations terrain, durant une matinée ? »
Daniel : « Ah, là, effectivement, tu marques un point. Sous cet angle, ça doit commencer à faire un moment. »
Marc : « Tu vois ? Je crois que le message de Louise est le même que le mien. Elle le dit avec ses mots et son caractère, et moi avec les miens. Mais on te dit la même chose. Tu as déjà fait un boulot fantastique sur les 5 à 6 dernières années. On a obtenu la certification « dispositifs médicaux » grâce à toi principalement. Ça a probablement sauvé la boîte, au moins temporairement. Mais on est en train de crever de l’administration que tu as mis en place. On doit se renouveler, Sinon… »
Daniel : « Sinon quoi… »
Marc : « Sinon… Louise a raison, on finira par passer sous bannière américaine ou chinoise. Et là… Qui sait ce qui peut se passer… »
Daniel : « Mouai, ça, j’y crois pas vraiment. On sait tous que Jean-Baptiste n’a pas l’intention de vendre. Il est fermement installé aux commandes, et son fils, Thierry, va reprendre après. »
Marc : « Je te rappelle juste que le fiston est en train de se former aux Etats-Unis, justement. Ça fait pas tilt dans ta tête ? Jean-Baptiste a 65 balais, le fiston, 32 ; tu crois quoi, que tout ça va durer éternellement… Ô temps suspends ton vol ! »
Daniel : « Non, bien sûr, mais on a encore quelques années pour voir venir le coup. »
Marc : « T’endors pas… On ne sait jamais de quoi demain est fait. Bon, je te laisse, j’ai encore des trucs à faire. On se voit Lundi au CODIR (3).
Daniel : « Ouaip… Passe un bon week-end ! »
Vendredi 13 juin, 16h46, dans mon bureau
En général, le vendredi, je finis toujours ma semaine par un point bilan. Ça me permet de vérifier mes actions passées et à venir. Je vérifie mon planning de la semaine suivante, et les choses à préparer pour les prochaines réunions. Au moins, je pars en week-end la tête tranquille. Et si je dois bosser un peu le week-end, alors je sais exactement expliquer à Catherine et aux enfants pourquoi.
Très souvent, je fais ce petit bilan seul. Mais comme Valérie est là, nous le faisons ensemble.
Daniel : « Bon alors, comment ça se passe Valérie ce stage ? Si on fait un peu le bilan à mi-parcours… »
Valérie : « J’aime bien. J’apprends plein de choses. J’aime bien l’analyse que je t’ai présentée hier (1), j’aime bien les équipes… J’ai l’impression que ce que je fais sert à quelque chose. Donc c’est cool ! »
Daniel : « C’est chouette ça. Et qu’est ce que tu penses qu’on pourrait améliorer ? »
Valérie : « La GED !!! Ce logiciel est vraiment pourri. Ça rame, c’est lent, ça plante tout le temps… Bref, j’essaie d’en tirer tout ce qu’on peut, mais c’est difficile. »
Daniel : « Ça, merci, j’ai vu. Je crois que j’en ai assez entendu sur les deux derniers jours. La bonne nouvelle, c’est que Marc s’est montré compréhensif ce matin. Il est ouvert à ce que nous montions un dossier pour justifier un changement de logiciel auprès de Jean-Baptiste. Il me pousse à aller consulter les utilisateurs finaux pour comprendre réellement leurs besoins. Donc, on doit s’organiser pour préparer ce travail. »
Valérie : « C’est super ça ! Moi, je veux bien participer à ce travail. »
Daniel : « J’imaginais bien que tu réagirais comme ça. Alors voilà, on va planifier quelques réunions de travail avec les différents départements. Et on va aller leur demander de quoi ils auraient besoin pour travailler. Mais j’aimerai aussi que toi et moi fassions des sessions d’observation sur le terrain. A tour de rôle. Sur les deux semaines qui viennent, j’aimerai qu’on aille observer par demi-journée comment les gens travaillent. Ce sera sûrement très instructif. Et si on sait comment ils travaillent, ils ne pourront pas nous enfumer avec des besoins qui tiennent plus de la lettre au Père Noël que de la réelle nécessité. Ça te va ? »
Valérie : « Ah oui ! C’est top, ça… »
Daniel : « Alors tu me fais un petit planning de tout ça. Tu appelles les différents départements, tu leur expliques la démarche, et on avance. J’en parlerai au CODIR de Lundi.
Valérie : « D’accord ! Et tu penses que ça va nous prendre combien de temps, en délai ? »
Daniel : « Je pense que d’ici fin Juillet, avant mes vacances, on aura une bonne vue des besoins et on saura préparer un dossier pour Marc et Jean-Baptiste. »
Choisissez le thème du chapitre 5
Daniel part en week-end mérité après cette fin de semaine compliquée. Il se retrouve en famille. Au programme, rien de particulier. Un peu de bon temps en famille, une ballade à pied autour de sa maison avec Catherine, sa femme, et un peu de sport à la télé.
Très vite, le lundi matin arrive, avec son comité de Direction. Choisissez parmi les 3 propositions ci-dessous. Comment le Comité de Direction va démarrer ?
- Daniel arrive 20 minutes en retard et doit se justifier devant Jean-Baptiste, le CEO
- Jean-Baptiste analyse les mauvais chiffres de la semaine
- Jean-Baptiste annonce le rachat d’une petite société de 15 personnes
(1) Relisez le chapitre 1 pour comprendre les problèmes de Daniel avec ce logiciel de Gestion Electronique de Document (GED) qui est hors d’âge. relire aussi la brillante analyse de Valérie.
(2) Relisez le chapitre 2 pour comprendre le niveau de stress dans lequel Louise se trouvait hier en raison de la panne de la BP, machine à coulée basse pression.
(3) CODIR : Comité de direction. Chez MetalFusion, les membres du comité de direction, dont Daniel, Louise, Marc et Jean-Louis, se réunit tous les lundis matins pour faire le point sur les chiffres, les projets, le planning…
