Chapitre 5 : un comité de direction comme les autres ?
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Dans le chapitre précédent, à relire ici, Daniel subit la panne du logiciel de Gestion Electronique de Documents (GED). A sa surprise, Marc, le responsable informatique, se montre ouvert à un changement de logiciel. Mais à la condition d’aller comprendre de quoi les équipes ont vraiment besoin sur le terrain. Il part en week-end après une semaine très éprouvante.
Dans ce chapitre, Daniel participe comme chaque mois au comité de direction de l’entreprise. Jean-Baptiste Millet, Président Directeur Général de MétalFusion analyse les chiffres du mois avec son équipe.
Lundi 16 Juin 2014, 9h57, dans la salle de réunion du bâtiment administratif
Jean-Baptiste Millet est un homme très droit, et charismatique. La droiture est une de ses qualités principales. Il tient ça de son père ! Il déteste quand une réunion ne démarre pas à l’heure prévue. Alors, nous, membres du comité de direction, avons pris l’habitude d’arriver très légèrement en avance dans la salle de réunion. M.Millet, lui, arrive toujours à 10 heures pile, et gare à celui où celle qui n’est pas présent dans la salle lorsqu’il arrive.
Je suis dans la salle depuis 10 minutes déjà. Je profite de ce petit temps d’attente pour revoir les chiffres qualité que je dois présenter tout à l’heure. Marc, et Jean-Louis sont déjà là avec moi. Marc consulte les rapports des derniers projets informatiques. Jean-Louis a préparé une communication sur la nouvelle réglementation sur la traçabilité des temps de travail (1). Louise rentre dans la salle, ses tableaux de performance de production à la main.
Louise : « Salut les gars ! Alors, le weekend a été bon ? »
Jean-Louis : « Oui, plutôt. Je suis allé dans ma belle-famille. On a passé un très bon moment pour fêter l’anniversaire d’une de mes filles, Anaïs, 13 ans ! Et elle a été plutôt gâtée par ses grands-parents. »
Daniel : « Ah, ta fille a 13 ans ? Comme Damien mon fils. Et… »
Louise : « Et toi Marc, ça va ? »
Marc : « Ecoute, j’ai encore fait une sortie en vélo géniale. On a fait 48 km de VTT dans l’arrière pays avec des copains. Ça m’a fait vraiment du bien. Parce que je dois dire que la semaine dernière a été un peu tendue. Et toi, ça va ? »
Louise : « Mouai, plutôt. Je vous expliquerai à midi. Là, tout de suite, je suis plus préoccupée par les chiffres de samedi. »
Daniel : « Les gars n’ont pas tourné comme tu voulais ? »
A ce moment-la, Jean-Baptiste rentre dans la pièce. D’autres membres du comité de direction se sont joints à nous juste avant : Françoise, la directrice marketing et commerciale, Mohamed, notre responsable maintenance, et Catherine, notre directrice Achats et Finances. Sylvie Lelièvre, l’assistante de M.Millet est là aussi.
Le comité de direction démarre : cap sur les ventes
Jean-Baptiste : « Bonjour à tous. J’espère que vous avez tous passé un très bon week-end. Bon, alors, au programme aujourd’hui : les chiffres, comme d’habitude, puis les nouveautés. Je veux aussi un point complet sur le projet de la nouvelle BP (1). Françoise, on commence par toi avec les ventes ! J’espère qu’elles ont été bonnes… »
Françoise explique méticuleusement les ventes du mois. Elle est ravie car ce mois marque notre entrée sur un nouveau marché : le Canada. Il faut dire qu’elle y travaille d’arrache pied depuis plus d’un an maintenant. Il fallait bien que ça finisse par payer. Même si je trouve son enthousiasme agréable, j’avoue que je me sens un peu loin des ventes.
Jean-Baptiste : « Bravo Françoise. C’est vraiment une très bonne nouvelle ! Et la Russie, tu as des nouvelles ? »
Françoise : « Oui, on a commencé à avoir deux très bons contacts avec des clients en dispositif médical. Je vais normalement les rencontrer dans l’été. J’ai pris l’option du coup de me faire aidée d’un consultant en business bi-culturel avec la Russie, parce que je rentre dans un monde un peu inconnu. »
Jean-Baptiste : « C’est bien. Les autres, vous avez un avis là-dessus ? »
Louise : « Ben, si on veut faire des produits en coulée basse pression, il va falloir accélérer le projet de la nouvelle machine. Parce que là, je suis à l’agonie. J’en reparlerai.
Daniel : « C’est une très bonne nouvelle, mais on n’est pas certifié au niveau Qualité pour aller en Russie. Il va falloir qu’on vérifie… »
Louise : « Et ça y est, le voilà reparti avec ses certifs… Bon dieu, Daniel, je croyais que le weekend t’aurait fait du bien, mais il faut croire que non ! »
Jean-Baptiste : « Louise, je t’en prie. Tu as le droit de t’exprimer, mais avant tout, je veux du respect entre vous. Excuse-toi ! »
Louise : « Pardon Daniel. Mais comme je te le disais jeudi et vendredi,… »
Jean-Baptiste : « Louise, ton tour viendra. s’il te plait, je te demande de laisser Daniel exprimer son point. »
Daniel : « Merci. La Russie est un marché avec ses propres réglementations. Et certaines sont plus pointues que les réglementations américaines, d’autres un peu plus lâches. Alors, je suis ravi d’apprendre qu’au niveau des ventes, on veuille percer là-bas. Mais il faut être prudent. Je vais vérifier si nos certifications sont adéquates pour ce marché, et si nos procédures internes résisteraient à un audit poussé que fera certainement notre premier client russe. »
Jean-Baptiste : « Ok, mais ton premier sentiment, c’est quoi ? »
Daniel : « J’imagine qu’on doit être à 95% dans les clous. Et j’imagine aussi que lorsque l’auditeur du client viendra, dans le pire des cas il nous demandera de mettre en place un plan pour corriger les éventuels écarts à la réglementation russe. »
Jean-Baptiste : « Donc tu es simplement en train de dire qu’il n’y a pas de problème, qu’on peut aller en Russie. »
La GED s’invite
Daniel : « Oui, enfin ce n’est pas tout à fait ça. J’ai dit que si on y va, il faut que notre certification et nos procédures soient adéquates. Si ce n’est pas le cas, nous devrons rajouter les procédures là où ce sera nécessaire. Il faudra les rajouter à la demande de l’auditeur. Ou bien le faire de notre propre chef avant l’audit, si on juge que le risque de nous faire recaler par l’auditeur est trop important. »
Marc : « Aïe, c’est la GED qui va encore dérouiller. »
Marc, toujours de bonne humeur et prompt à la plaisanterie même en comité de direction se met à chanter en me regardant.
Marc : « Rien qu’une laaaarmeee dans tes yeuuux…. »
Jean-Baptiste : « Bon, ça va ? Vous allez laisser Daniel finir, s’il vous plait ? »
Daniel : « Merci. Françoise, est-ce que tu peux me mettre en relation avec le responsable qualité des deux prospects russes, pour que je puisse commencer à sonder le terrain ? »
Françoise : « Oui, sans problème. Tu me diras aussi ce que je dois voir avec eux quand je serai sur place. Ou, même mieux… Selon l’évolution de nos échanges, je leur proposerai que tu viennes avec moi, et tu pourras rencontrer leur responsable qualité à ce moment-là. »
Daniel : « Ok, on avisera à ce moment-là. Mets-moi déjà en contact et on verra. »
La production est à la traîne
Jean-Baptiste : « D’accord, ça me plait tout ça. Louise ? Qu’est-ce que tu peux nous dire ? »
Louise : « Je suis au bout de ma vie avec la BP. On court vraiment droit dans le mur. Regarde les chiffres de performance. Moins 24,8% par rapport à notre performance standard. C’est la cata. La semaine dernière, on a eu deux grosses crasses. Jeudi, la machine est tombée en rade. On n’a pu redémarrer que vers 15h. On a perdu le travail d’une équipe entière. Et Vendredi, c’était la GED. Cette foutue GED, pour ces foutues procédures et ces foutus formulaires. Heureusement, Marc a fait le nécessaire pour que ça redémarre autour de midi.
Comme je t’ai expliqué vendredi à la cantine, j’ai mis une équipe ce samedi à bosser. Ça a été très laborieux…. »
Jean-Baptiste : « Vendredi, tu étais plutôt confiante, non ? »
Louise : « Oui, mais c’est sans compter qu’à force de faire des samedis pour rattraper les retards, on fait de plus en plus tourner les intérimaires. Et ce samedi, j’ai dû en mettre 3 dans l’équipe. Normalement, je ne fais jamais ça. Mais là, j’ai été obligée, croyez-moi. »
Jean-Baptiste : « Et alors, c’est quoi le problème avec les intérimaires ? »
Louise : « Leur formation ! On ne réussit pas à les former complètement et aussi rapidement qu’on voudrait. Du coup mon superviseur a passé un temps fou à rattraper des erreurs de réglages qu’un intérimaire avait faites. »
Mohamed : « Ah ça j’ai vu… Il n’a pas arrêté de m’appeler pour essayer de remettre la machine à zéro et repartir sur de bonnes bases. Mais sur des vieilles machines comme la BP, c’est vraiment pas simple, »
Louise : « Exactement ! »
Jean-Baptiste : « Mais c’est si dur et si long que ça de former des gars sur la BP ? Pourtant on la connait bien cette machine. On l’a depuis plus de 15 ans… »
Louise : « Encore les procédures et la certification ! Daniel nous demande que les gars soient formés à plein de procédures. Et bien sûr, il faut qu’on puisse démontrer que les gars ont bien été formés. Ce qui autrefois nous prenait quelques jours, nous prend maintenant plus de 4 semaines. Parce que les gars doivent suivre un parcours bien établi, avec des étapes. Ils doivent lire les documents, puis aller voir leur formateur référent pour faire les formations en salle nécessaires. Puis ensuite, seulement, ils peuvent commencer à venir bosser sur ligne avec nous. Mais pas tous seuls. On a dû mettre en place un plan pour les accompagner sur le terrain et être sûr qu’ils font bien ce qu’ils ont appris. »
Jean-Baptiste : « La formation au pied de la machine, c’est bien ce qu’on a toujours fait, non ? »
Louise : « Oui, mais avant la certification dispositifs médicaux, on formait les intérimaires au strict nécessaire ; ce qu’ils doivent savoir sur la sécurité, les machines, et les produits. Et en avant Guingamp, on forme sur la machine. »
Jean-Baptiste : « Bon, je ne comprends toujours pas le problème. »
Louise : « Mon problème est qu’un intérimaire qui doit travailler chez nous doit maintenant s’avaler 157 procédures avant d’être déclaré apte à produire. Voilà mon problème. Daniel, tu confirmes ? »
Daniel : « Valérie, ma stagiaire m’a effectivement calculé ce chiffre, que je ne soupçonnais pas. »
Jean-Baptiste : « Ok, donc Louise, tu es en train de me dire qu’on a construit une usine à papier ? C’est bien ce qu’on est en train de découvrir ? Et qu’en plus, cette usine est en train de ralentir notre vraie usine à pièces métalliques ? »
Louise : « On pourrait le dire comme ça, oui. »
Jean-Baptiste : « D’accord, je comprend mieux. »
Jean-Louis : « Je confirme au passage que j’ai eu des remontées par les instances représentatives du personnel à ce sujet (1). Si les syndicats commencent à s’emmêler… »
Jean-Baptiste : « Oui, ben ça, on verra… Tu sais ce que j’en pense ! Daniel, ton avis ? »
Daniel : « C’est vrai que quand je vous ai fait mettre en place les systèmes nécessaires pour la certification, l’entreprise était quand même plus petite. C’était gérable. Là, j’ai un peu l’impression qu’on ne commence à plus vraiment maîtriser les choses. »
Louise : « Mon dieu merci… Il a été touché par la grâce… »
Daniel : « Louise, j’aime bien ton interprétation toute personnelle du mot respect, …. Bon, je termine… Je vois bien que le système qu’on a en place touche à certaines limites. »
La GED s’invite une deuxième fois
Marc : « La GED est comme Louise… Au bout sa vie ! D’ailleurs, tiens pour détendre l’atmosphère, vous savez la différence entre la GED et un clou ? Et bien la GED, il n’y a pas besoin de marteau pour la planter… »
Daniel : « Oui, on a vu. Valérie a effectivement poussé un peu les limites. Mais grâce à elle, on a des chiffres qui vont nous faire réfléchir. Suite au plantage de vendredi, et après avoir discuté avec Marc, on propose de se pencher sur notre GED pour lui trouver un remplaçant. »
Marc : « Oui, je soutiens. Mais Daniel, je t’ai recommandé de partir du terrain, et pas de ce que tu imagines que les utilisateurs ont besoin. »
Daniel : « Oui, et c’est ce que nous allons faire. Je vous propose que Valérie organise d’une part des petites réunions dans vos services pour prendre un peu la température et collecter des premiers besoins concrets. Et d’autre part, je vous propose que Valérie et moi, à tour de rôle, nous venions faire des observations d’une demi-journée à chaque fois. Nous souhaitons comprendre comment vous utilisez les documents à votre disposition. »
Jean-Baptiste : « Merci Daniel. Je préfère nettement une attitude positive et constructive comme celle-ci que vos petites chamailleries. Daniel, tu connais déjà mon point de vue sur ton bazar. Les procédures, ok, les certifs, ok, donc les logiciels qui vont derrière ok. Mais attention, pour moi, ça reste un truc qu’on est obligé d’avoir. Si on n’a pas ça, on ne fait pas de business. Donc, ça doit coûter le moins cher possible. Visiblement, vous êtes en train de me dire qu’on a construit sur les 4 dernières années un truc lourd et coûteux. Alors, dégraissez le mammouth si vous le pouvez. Marc, je compte sur toi pour mettre ça sous contrôle. »
Le comité de direction se prolonge. Mohamed nous explique les plans de maintenance et les investissements qui seront probablement nécessaires pour l’année prochaine. Même si on n’est qu’en juin, Jean-Baptiste tient à avoir une vue de ces grosses dépenses très tôt dans l’année. Jean-Baptiste est un homme prévoyant et bon gestionnaire.
Jean-Louis nous parle des arrivées des nouveaux collaborateurs, des départs, du carnet rose… J’aime bien le moment du carnet rose. C’est toujours sympathique de savoir que des employés de MétalFusion connaissent à leur tout le bonheur ultime d’être parent. Mes pensées m’emmènent gentiment divaguer vers mes souvenirs de weekend en famille. Rapidement, je dois revenir à la réalité du comité de direction…
Lundi 16 juin, 11:17, le tournant du comité de direction
Jean-Baptiste : « Daniel, on revient à toi. Que nous disent les chiffres qualité ? »
Daniel : « A part les nouveaux chiffres sur la documentation que j’évoquais, on peut regarder rapidement les anomalies qualité. Elles augmentent légèrement sur le dernier mois. Rien d’alarmant pour moi, mais c’est peut-être à surveiller. »
Louise : « Daniel, tu connais le problème… Je te l’ai dit jeudi. Mes chefs d’équipe passent maintenant plus de temps à faire des paperasses que s’occuper des gars. Faut pas s’étonner… »
Daniel : « Je répète, pour moi, il n’y a rien d’alarmant. Prenons le temps de faire nos investigations convenablement, et après on verra si ton intuition se confirme. Tu veux bien ? Bon, je continue. Depuis le début de l’année, on a eu aussi quelques réclamations client de plus que l’année dernière. En fait, on a aussi augmenté notre production, donc ça peut paraître normal. Mais je dois encore investiguer, comme pour les anomalies. »
Jean-Baptiste : « Daniel, je ne veux pas qu’on prenne ces sujets à la légère. Les deux chiffres que tu viens de donner, anomalies et réclamations, sont pour moi fon-da-men-taux. C’est l’image finale que le client aura de MétalFusion. Donc si la tendance est à la hausse, je veux en connaître les véritables causes. Et je veux ensuite qu’en équipe, vous me traitiez le problème. Je vous rappelle qu’on a pris la décision de changer la BP pour ça : produire plus, avec moins de défauts. C’est capté ? Louise ? Daniel ? »
Louise : « Oui… Moi, je dis juste qu’on peut faire toutes les investigations qu’on veut, si mes gars claquent la porte parce qu’ils en ont marre de manger du papier, vous ne pourrez pas dire que je ne vous ai pas prévenus. »
Daniel : « Ok, Louise, on va vraiment se servir des visites sur le terrain que Valérie et moi allons faire pour être à l’écoute de tes équipes. Je pense qu’autour de la table, on veut tous que MétalFusion marche bien. »
Jean-Baptiste : « Daniel, à partir du mois prochain, début septembre au plus tard, je veux des indicateurs qualité très précis. Voilà ce que je veux :
- Premièrement, les réclamations clients. Je veux savoir combien on en a par mois, et par gamme de produits. Je veux savoir les causes, et les délais de traitements. Je veux aussi savoir combien ça coûte.
- Deuxièmement, les anomalies produit détectées avant expédition chez le client. Pareil : par mois, par gamme, avec les causes, et les délais. Si tu sais calculer les coûts, c’est bien aussi.
- Troisièmement, je veux des indicateurs sur les documents. J’ai vu la synthèse de ta stagiaire. Tu la féliciteras au passage. Je veux savoir combien on crée et on met à jour de documents par mois, et les causes de création ou mises à jour. Fais aussi plancher Valérie sur calculer combien nous coûte toute cette paperasse à gérer.
- Quatrièmement, avec l’aide de Jean-Louis, je veux que me trouves le moyen de calculer combien de temps il faut pour former un nouvel intérimaire. Et je veux que vous me calculiez combien nous coûte la formation d’un nouveau.
- Cinquièmement, avec l’aide de Marc et Louise, je veux que tu me calcules le coût annuel de la GED, et de ses plantages. J’ai le sentiment que ça nous coûte très cher. Quand je vois qu’à cause de la GED, on dois bosser les samedis avec des intérimaires mal formés, j’ai mal au cœur. Donc débrouillez-vous, mettez-vous d’accord sur des manières d’estimer, Faîtes valider les chiffres à Françoise, et demandez-lui les hypothèses manquantes sur les salaires ou autre.
Sylvie, tu nous consignes tout ça dans le compte rendu s’il te plait ? Si tu as loupé une info, repasse me voir juste après le déjeuner, je corrigerai. C’est bon pour toi ? »
Sylvie hoche de la tête montrant son approbation. Je crois que c’est dans ces moments-là que Jean-Baptiste nous impressionne. Il est capable en quelques minutes de résumer tout un sujet complexe, et d’en tirer les quelques informations nécessaires pour lui. En plus de cette qualité, sa capacité à garder son équipe de direction soudée m’interpelle. Sans lui, je crois que Louise et moi nous serions étripés depuis longtemps. A défaut de ça, même si Louise se montre parfois un peu agacée, voire agressive, au fond, un respect mutuel existe entre nous. Et l’attachement à MétalFusion nous rapproche.
Nous terminons le comité de direction avec une revue des projets en cours, notamment la nouvelle réglementation du travail, et la nouvelle machine BP. Louise, alarmiste comme a son habitude, fait un point détaillé. Après avoir encore abordé quelques sujets mineurs, Jean-Baptiste clôt le comité de direction, comme toujours, 2 minutes avant la fin.
Choisissez le thème du chapitre 6
A la fin du comité de direction, Sylvie, l’assistante de M.Millet, interpelle Daniel. Une lettre en recommandé est arrivé ce matin pour lui au courrier. Elle lui remet.
A votre avis, que contient ce courrier ?
- Une demande officielle de Valérie de mettre un terme à son stage
- Une notification de la part d’un auditeur américain qui vient contrôler les système qualité en place
- Une convocation au tribunal pour grand excès de vitesse,
1: voir chapitre 2, ici.
